Lo esencial, sin vueltas

Alfresco CE es un sistema para ordenar y controlar los documentos de tu organización. En simple, hace esto:

• Guarda todas las versiones de un documento y siempre mantiene la última a mano.
• Organiza el trabajo en “espacios” (Sitios): cada uno con su biblioteca de documentos, tareas, flujos de aprobación, calendario, foros, blogs y wikis. Nadie de otro Sitio entra a menos que tú lo agregues. Solo ven cada documento los usuarios y grupos que el administrador del grupo autorice.
• Busca por contenido completo, no solo por nombre de archivo, y ordena los resultados por relevancia.

Editar documentos sin salir del sistema

Puedes abrir y guardar tus archivos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde el repositorio, como si fuera una unidad de red — igual como con SharePoint. Arrastras, sueltas, y listo.

Si además necesitas que varias personas editen un mismo documento al mismo tiempo (coedición en línea, tipo Google Docs), eso se agrega integrando un editor en línea, también open source. Es una pieza más de la arquitectura, y hoy esa opción quedó aún mejor: la versión Community del motor de edición más usado para este fin eliminó recientemente su límite de usuarios concurrentes, así que la coedición queda disponible sin techo artificial y sin costo.

Documentos que no se pueden alterar

Alfresco incluye un módulo de gobernanza documental que te permite declarar un documento como “registro”: desde ese momento queda protegido de modificaciones, con reglas claras de retención y ciclo de vida. Muy útil para respaldar contratos, licitaciones o cualquier evidencia que después necesites presentar tal cual fue guardada.

Flujos de trabajo a tu medida

Alfresco trae flujos ya armados (asignar una tarea, aprobar un documento en grupo, revisión por turnos), pero lo interesante es que puedes diseñar los tuyos propios. El motor entiende el estándar BPMN 2.0, así que puedes dibujar procesos tan simples o tan complejos como los necesite tu empresa, con las mismas herramientas gráficas de Alfresco. Aplicaciones en Calidad con seguimiento de no conformidades, ciclo de emisión de planos y documentos en proyectos de ingeniería, registro de gastos reembolsables, etc.

Automatización sin que nadie tenga que acordarse de nada

Alfresco Community Edition se entrega bajo licencia LGPL 3.0: lo puedes usar, modificar y estudiar libremente. Si distribuyes algo derivado, solo debes reconocer al autor original y mantener la misma licencia.

Lo que hacemos nosotros

Instalamos y configuramos Alfresco CE en un servidor de tu red o en el hosting que prefieras, listo para trabajar — evaluando junto contigo qué opción conviene según la capacidad de TI con la que cuentes.