Las empresas que aún no cuentan con sistemas de gestión documental probablemente reconocerán algunos problemas que podemos mencionar aquí.
Cada grupo de trabajo crea su propia estructura de archivos y carpetas, nombres de archivo, número de versión, donde guardar los editables, donde quedan los pdf, etc., haciendo menos eficiente la búsqueda de información
Aún cuando siempre existe una estructura, muchas veces “es más cómodo” tener los archivos en carpetas propias, en el PC de la persona que está trabajando en un documento y “después subirlos a la red”. Pero esto no siempre se hace, porque la estructura de archivos es confusa o porque tenía algo urgente y luego no lo hice… Nuevamente encontrar un documento puede llegar a ser un problema.
Con el tiempo las personas que estuvieron en un proyecto, en una propuesta, con un cliente, cambiaron o se fueron de la empresa. Y asi, el conocimiento que no se documentó, se perdió. Aún si se guardó en alguna parte, o en varias partes, en el PC, en la red, en los correos de alguien que se fue, si no se cuenta con una sistematización que perdure y cubra las diferentes opciones, rescatar información de algunos meses o un par de años atrás puede ser un problema y una pérdida de tiempo. Puedes terminar teniendo que repetir el trabajo. Esto no es eficiente y los tiempos de respuesta y la confianza del cliente pueden llegar a resentirse.
La seguridad de los documentos es otro importante aspecto que considerar. El robo de un notebook que alguien llevaba a casa para seguir trabajando en la propuesta que debía entregar la mañana siguiente, un disco duro que se quemó por un sobre voltaje en la red, o se dañó cuando se derramó el café sobre el laptop, etc., son eventos que pueden ocurrir. Pero cuando hay un sistema de documentos, tienen un impacto mucho menor que si no lo hay. Puede parecer exagerado, pero ¿has consideardo cómo responder a un ataque ransomware con la amenaza de exponer tus costos?.
La implementación de un sistema de gestión documental es una mejora que las empresas pequeñas y medianas pueden implementar hoy por una fracción del costo que imaginas. Nuestra solución transformará tu forma de entender la gestión de documentos
Te asesoramos en la implementación y puesta en marcha y te ofrecemos el soporte necesario para que los documentos no sean un riesgo o un problema, si no una gestión exitosa.